Dans le monde des affaires, posséder une adresse électronique professionnelle est non seulement un gage de crédibilité, mais aussi un moyen de renforcer l’image et la notoriété d’une entreprise. Pour cela, il convient de prendre en compte certains éléments lors de la création de cette adresse. Cet article détaillera les différentes composantes d’une adresse e-mail professionnelle, ainsi que les étapes pour en créer une.
Comprendre les éléments principaux d’une adresse e-mail
Pour bien appréhender ce qu’est une adresse électronique professionnelle, il faut tout d’abord comprendre les éléments principaux qui la constituent. Une adresse e-mail se compose généralement du nom de l’utilisateur, suivi d’un arobas (« @« ) et enfin du nom de domaine relié à l’entreprise.
Nom de l’utilisateur
Le nom de l’utilisateur peut être le prénom, le nom, ou les deux combinés de la personne qui utilisera le courriel. Il est recommandé d’utiliser une formulation claire et sans ambiguïté pour éviter toute confusion possible au moment de la communication avec les clients ou partenaires. Par exemple, on pourrait utiliser « prenom.nom@exemple.com » ou « initial-prenom.nom@exemple.com« .
Arobas et extension
Le symbole @, également connu sous le nom d’arobas, sépare le nom de l’utilisateur du nom de domaine. L’extension, elle, correspond à la partie après le point et permet d’identifier le type de domaine : com (.com) pour les entreprises internationales ou fr (.fr) pour les entreprises françaises par exemple.
Choisir un compte professionnel
Afin de bénéficier des meilleures fonctionnalités possibles et d’une protection adéquate contre les spams, il est pertinent de choisir un compte professionnel pour gérer votre adresse électronique. Plusieurs prestataires proposent des offres dédiées aux professionnels, tels que Google Workspace, Microsoft Office 365 ou encore Zoho Mail.
Compte google workspace
En souscrivant à une offre compte Google Workspace, vous obtenez non seulement une adresse e-mail personnalisée avec votre nom de domaine, mais avez également accès à une gamme de services et d’applications comme Google Drive, Google Agenda, Google Meet et bien d’autres outils collaboratifs très utiles pour une entreprise.
L’importance du nom de domaine pour une adresse e-mail professionnelle
Le choix du nom de domaine est crucial dans l’établissement d’une adresse électronique professionnelle. En effet, celui-ci doit refléter efficacement l’image de l’entreprise et son secteur d’activité, tout en étant facile à retenir et à orthographier pour vos clients potentiels.
Comment choisir un nom de domaine adapté ?
Dans un premier temps, cherchez si votre entreprise dispose déjà d’un nom de domaine pour son site web; si c’est le cas, il est généralement recommandé d’utiliser ce même nom de domaine pour votre adresse électronique. Si vous n’en avez pas encore, cherchez à enregistrer un nom de domaine original et pertinent, en choisissant une extension adaptée à vos besoins.
Plusieurs critères sont à prendre en compte lors du choix du nom de domaine :
- Faire en sorte qu’il corresponde au nom de votre entreprise
- S’assurer qu’il soit court, simple et facile à mémoriser
- Éviter les traits d’union ou les chiffres si possible
- Vérifier que le nom de domaine choisi est disponible et non soumis aux droits d’auteur
Enregistrement du nom de domaine
Une fois le nom de domaine choisi, vous pouvez procéder à son enregistrement auprès des hébergeurs web spécialisés. Il existe plusieurs régulateurs agrées pour chaque pays où vous pourrez vérifier la disponibilité du nom de domaine voulu et l’enregistrer.
Création et gestion de l’adresse e-mail professionnelle
Avec un compte professionnel, il est aisé de créer et gérer votre adresse électronique ainsi que celle de vos collaborateurs. La majorité de ces comptes permettent en effet d’ajouter plusieurs adresses avec divers privilèges associés, selon les besoins de chacun au sein de l’entreprise. Par exemple, vous pourriez avoir une adresse générique pour les demandes générales (« contact@exemple.com« ) et des adresses personnalisées pour chaque membre de l’équipe (« prenom.nom@exemple.com« ).
Configurer les paramètres de son adresse électronique
Une fois votre compte professionnel créé, il vous suffira de vous connecter à votre espace d’administration pour personnaliser les différents paramètres liés à votre adresse e-mail :
- Paramétrer la signature électronique avec vos coordonnées et informations légales (nom, prénom, fonction, téléphone, adresse postale, etc.)
- Mettre en place un message d’absence automatique si nécessaire
- Gérer les filtres et niveaux de protection contre les spams
- Configurer le renvoi automatique des e-mails vers une autre adresse si besoin
De cette façon, votre adresse électronique professionnelle sera pleinement opérationnelle et prête à être utilisée dans votre communication quotidienne avec vos clients, partenaires et fournisseurs.